個人情報の取り扱いについて
ご卒業後、皆さんの個人情報の管理は「大学」から、同窓会組織である「校友会」へ移行されます。
校友会では卒業生の皆様に対し、卒業後の図書館利用などに必要な「校友会カード」の発行や様々な情報発信を行っています。また、大学からのご案内をお届けできるよう、必要最低限の情報を提供しています。校友会では個人情報保護方針に則り、個人情報の安全な管理に努めています。皆様の個人情報は「会員相互の有効活用のため」に使用されます。
いつも最新の情報を管理・提供するためにご卒業後のご連絡先情報の変更は校友会へお届けください。登録情報の変更は校友会マイページ、校友会ウェブサイトの住所変更フォームなどから行うことができます。
個人情報の用途
【校友会から】
●「校友会カード」の発行
●各種情報の提供
●校友会にかかわるイベント情報のご案内
●校友会支部活動のご案内
【大学から】
●広報誌をはじめとする各種情報の提供
●各研究室・学科からの卒業制作展や退職記念展、各種イベント情報のご案内
【その他】
●同窓会・同期会開催のご案内
●学生のための就職指導資料
●大学広報等を目的とした各学科進路先情報の公開
個人情報の管理と提供
ご登録いただいた全ての情報はご本人の確認なく本会関係者以外に一切配布・閲覧されることはありません。
１【卒業生リスト掲載について】
●個人情報を卒業生リストに掲載したくない方については名簿非掲載の情報として登録いたしますので、一切印刷物に掲載・公開されることはありません。ただし、現在データベースのみでの管理となり、印刷物は2003年以降は発行していません。
２【個人情報の問い合わせについて】
●校友会会員または会員以外から卒業生の個人情報の問い合わせがあった場合、校友会事務局から回答はいたしません。お問い合わせがあったことを校友会事務局から本人にご連絡いたします。
３【個人情報の提供について】※卒業生名簿は現在発行しておりません
●卒業生への連絡を希望される多摩美術大学（事務部署や研究室等）からの申請があった場合は、目的と送付物を確認し、本会の「代行発送」で対応いたします。なお、「申請書」には責任者と担当者2名の署名が必要となります。
●卒業生への連絡を希望される有志団体の代表者から申請があった場合は、目的と送付物を確認し、本会の「代行発送」で対応いたします。なお、「申請書」には校友会会員2名の署名が必要となります。
多摩美術大学校友会 個人情報の取り扱いに関する重要事項
個人情報保護法の全面施行(2005年)を契機として、本会では、個人情報に関する諸法令を遵守しながら、会員の情報を保護する整備を行ってまいりました。本会にとって個人情報は、活動を維持継続させる上で重要な財産です。適切な有効利用を目的に、 以下の通り基本方針をまとめました。なお、この基本方針は、会員のご意見、ご要望、個人情報保護法の見直しが行われた場合にはその改正内容等を検討し、変更する場合があります。
情報の取得
- 会員の個人情報は、大学の入学時の登録データおよび大学の卒業生台帳のデータ、卒業時に記入していただく進路連絡先登録カード、在学時・卒業時にログインしていただく校友会マイページ登録を原本としています。(ただし、一時在籍者については、別途規程があります)
- 卒業後の個人情報の管理主体及び個人情報の取り扱いに関する苦情相談窓口は、本会 (ただし、卒業の有無に関する問合せまたは証明書の発行は、多摩美術大学教務部で対応)とし、適切かつ迅速な処理に努めます。
利用目的
- 2002年11月をもって名簿（紙媒体による）の発行は行っておりません。
- 主に、会費の管理、会報及び案内書の発送、展覧会及びイベント開催（学内研究室含む）、同窓会開催などの会員の交流を目的としたことに対して利用いたします。
- その他、校友会の有効な活動・運営に資する範囲で適切に利用いたします。
情報提供について
- 多摩美術大学教職員から会員の連絡先の問い合わせがあった場合、問い合せた者の本人確認を十分な注意をもって行ったうえで、回答いたします。
- 会員または会員以外から、会員の連絡先の問い合わせがあった場合、回答いたしません。会員に問い合わせがあったことを連絡いたします。
- 就職活動などで、準会員（在学生）から会員の問い合わせがあった場合、会員の承諾を得てから回答いたします。
- 多摩美術大学（事務部署や研究室等）で会員への連絡を希望される場合は、「代行発送」をいたします。なお、責任者と担当者2名の署名がある「申請書」を提出してもらいます。目的、送付物を確認し、対応いたします。
- 同窓会案内等のために卒業生の団体レベルで会員への連絡を希望される場合は、「代行発送」をいたします。なお、校友会会員2名の署名がある「申請書」を提出してもらいます。目的、送付物を確認し、対応いたします。
- なお、情報の提供により、または情報の存否が明らかになることにより、関係者の生命身体または財産に危害が及ぶおそれがある場合、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある場合、国の安全が害されるおそれがある場合、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがある場合には、利用の停止、第三者への提供の停止等により適宜対応いたします。
情報の保管
- 会員の個人情報の保管にあたり、組織的・人的・物理的安全管理措置をとります。
- 会員の個人情報を取り扱う場合について、個人情報保護取扱規程を定め、必要かつ適切な監督を行います。
- 個人情報の取り扱いを委託する際に、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
情報変更と最新性の確保について
- 会員本人と代理人（委任状などを有する者）は、情報を変更・訂正ができます。校友会が発行する「住所変更通知カード」・HPのメールフォーム・Eメール・郵便で必要事項を明記するか、電話にて本人確認を行ってから変更・訂正をいたします。会員本人は、校友会マイページから変更できます。
- 会員主体による活動に伴い作成された名簿を適正に取得した場合は、最新性・正確性を確認しながら、校友会の保有個人データに該当する項目につき情報を更新いたします。なお、名簿はこの基本方針に基づき作成されたものに限り取得するものとし、校友会の保有個人データに該当のない項目については参照せず適切な方法で廃棄いたします。
- 会員に向けて、調査を行う場合がありますが、必ず返信先（所在地）は、多摩美術大学内の多摩美術大学校友会事務局となっています。紛らわしい外部業者の調査と間違いのないよう、お気を付けください。
- 会員本人が、個人情報の利用停止を請求した場合、会員番号・氏名を除くその他の個人情報を非公開とし、利用を停止いたします。
第三者提供について
- データベースのシステム管理や発送業務などに関して、日本国内の外部業者へ委託する場合がありますが、業者の安全性を見極め、厳重な契約の上、委託いたします。また、その都度、提供年月日・提供先の名称等の記録を作成し保存いたします。なお提供先においても、提供元の情報や取得の経緯の確認の記録を作成し保存をするものとします。
お願い
会員の皆様の個人情報保護を徹底するために、システムの再構築とセキュリティの強化を行っております。なお、個人情報保護法及び関連諸法令の改正に伴い、情報の判明率の低下が予測されます。皆様の大切な個人情報を慎重に取り扱うよう努めますので、情報の変更は今後も速やかにお知らせいただきますよう、ご協力をお願いいたします。
一般社団法人多摩美術大学校友会 代表理事 中村 一哉
東京都八王子市鑓水2-1723
2022年9月27日改定
2023年4月3日改定